BETROKKEN MEDEWERKERS - INSPIRERENDE VOORBEELDEN
In gesprek met Alexander Alonso & Wendy Rasschaert
CEO & HR Director van BD Benelux
Wat betekent het voor BD om “zorg te dragen” voor de medewerkers?
Wendy: “Dat maakt deel uit van onze strategie. In al onze strategische doelstellingen, of die nu lokaal, regionaal, Europees of globaal zijn, zal je altijd een HR-element zien. Zorg dragen voor medewerkers begint al bij de rekrutering en is aanwezig in de volledige employee life cycle.
Dit vertaalt zich in heel veel concrete initiatieven. Sommige initiatieven of programma’s worden wereldwijd aangestuurd, bijvoorbeeld onze succession-planning, HR-planning, performance management, …. Dit zijn allemaal globale programma’s waar mensen in meegenomen worden en managers in getraind worden. Aan sommige programma’s kunnen we dan ook een regionale of lokale toets geven, zoals programma’s rond inclusion en diversity. Zo hebben we bijvoorbeeld een diversity week georganiseerd. Daarin hebben we een aantal lagen van diversiteit in de kijker gezet. We zoomden in op een aantal dimensies zoals nationaliteit, geslacht, type job, generatie, jaren dienst, … en lieten telkens niet-stereotiepe voorbeelden aan het woord, ook de gerechten in de keuken werden aangepast en er werd uitleg geven rond diversiteit en hoe daarmee om te gaan.
Alexander: “Aanvullend is zo’n diversity week een kans om te tonen aan de leidinggevenden dat diversiteit één van de prioriteiten is op de agenda. Alle leidinggevenden krijgen ook een training rond unconscious bias. Op die manier zorgen we ervoor dat inclusie en diversiteit echt een deel van onze cultuur is.
Het is belangrijk dat mensen het leuk vinden om hier te komen werken.
De druk in ons bedrijf is heel hoog en er is de laatste vijf jaar ook heel veel veranderd. Enerzijds is de werkomgeving sterk veranderd. Zo hebben we het aantal m² geoptimaliseerd. Ik had bijvoorbeeld een groot bureau, maar 80% van de tijd ben ik elders, dus dat hebben we een andere bestemming gegeven. De ruimte waar we nu zitten is een multidisciplinaire ruimte met zetels en een aula. Je kan hier komen werken, je kan een meeting houden,… Het is veel transparanter en opener. Mensen komen naar hier met de bedoeling om met elkaar in interactie te gaan. Als je aan een presentatie wil werken, kan je dat evengoed van thuis uit doen.
Daarnaast zijn er ook andere veranderingen: ik denk dat weinig mensen nog dezelfde rol hebben als vijf jaar geleden, maar het engagement van onze medewerkers is wel heel hoog. We investeren daarom ook enorm in de jongere generatie om ervoor te zorgen dat ze hier binnen tien jaar nog zullen zijn. Zo hebben we ronde tafels gedaan met de millennials en hen gevraagd welke veranderingen zij zouden willen doorvoeren en hoe ze dat zouden doen. Je hoeft zoiets ook niet te complex te maken, maar wel een variatie aanbieden, zodat er voor elk wat wils is. Een concreet voorbeeld is de mogelijkheid tot flex-work: een medewerker kan zijn werkuren aanpassen en bijvoorbeeld pas na de file naar het werk vertrekken. Dat lukt natuurlijk niet voor iedereen, maar we luisteren wel en proberen op basis van de input en rekening houdend met de locatie, de functie,.. iets op maat te realiseren. Een magic formula bestaat niet, maar we proberen wel een combinatie of pallet voor te stellen waarvan iedereen wel iets kan meepikken.”
Is er een hoog verloop?
Wendy: “Nee, doorsnee genomen hebben we een laag verloop. Het gemiddelde jaren dienst is rond de 13 jaar en als je weet dat 33% van onze mensen jonger is dan 30 jaar, wat het gemiddelde uiteraard naar beneden haalt, is dat zeker ok.”
Alexander: “En 60% van het verloop komt eigenlijk door interne mutaties. Stel dat iemand een andere rol opneemt binnen BD, dan wordt die rol ook weer door een interne persoon vervangen. Zo kan je door één vacature tot wel drie vacatures of rolwissels creëren. We werken ook met een heel stevig talent program. We willen er echt voor zorgen dat mensen klaar zijn voor een volgende stap.”
Hoe worden medewerkers daarin begeleid?
Wendy: “Enerzijds heb je BD-University, dat is lokaal, maar bestaat wel in elk land. Dat zijn trainingen rond leiderschapsvaardigheden en ook competenties, bijvoorbeeld finance for non-finance. Dit is vooral voor de mensen die klaar zijn voor een volgende stap, meer senior-profielen. Daarnaast heb je ook dat lokaal talent programma, waar onze jonge mensen begeleid worden naar een volgende stap. Mensen worden geïdentificeerd en gekozen voor een jaartraject waarin ze verschillende workshops volgen, een project moeten uitwerken en voorstellen aan meer senior leaders. Op die manier oefenen ze alle skills en kwaliteiten die nodig zijn als leidinggevende.”
Alexander: “Daar zijn echt al ongelooflijk leuke en interessante dingen uitgekomen, telkens onderbouwd met een prachtige business case waarbij aangegeven wordt wat de gevolgen zijn als ergens in geïnvesteerd wordt. Door te investeren in speciale drinkflessen, worden er geen wegwerpbekers meer gebruikt en wordt daar dus geld bespaard, dat opnieuw elders kan geïnvesteerd worden. Veel van wat intussen gerealiseerd is, zou niet gebeurd zijn of veel trager zonder dit programma. De medewerkers steken er hun werk en tijd in en wij ondersteunen hen om het project an ook te kunnen realiseren.”
Wendy: “Er zijn ook nog individuele ontwikkelingsplannen rond: Waar sta je? Waar ga je naartoe? Wat zit er goed? Wat zijn de mogelijkheden?”
Alexander: “We gaan mensen ook rechtstreeks en onrechtstreeks begeleiden bij de snelheid waarmee wij – en dat geldt niet alleen voor BD – nieuwe tools, nieuwe processen, … implementeren. We proberen ook heel wat zaken aan te bieden in functie van de work-life harmony. Zo hebben we bijvoorbeeld een bringme-kast en een strijkdienst, wat de druk die er ook naast het werk vaak is, wat kan verlichten. We geven ook preventieve workshops rond energie, veerkracht, …. Of omgekeerd als er bepaalde casussen zijn, gaan we daar op inspelen en individueel begeleiden.”
Hoe luisteren jullie naar de medewerkers?
Alexander: “We hebben bepaalde teams gecreëerd via dewelke veel feedback binnenkomt en waarmee we aan de slag gaan, want dat is het belangrijkste. We gaan ook doelgerichte sessies houden, zoals de ronde tafels met de generaties, waarbij we concreet gaan vragen wat er leeft.
Naar je mensen luisteren is zo belangrijk. Je moet daar als organisatie echt tijd voor nemen!
We zijn als management ook heel toegankelijk. Als ik hier op de site ben, zit ik bijna de helft van de tijd hier en ben ik aanspreekbaar. Ook lunchen we samen met de medewerkers, gaan we samen sporten,.. Zo zit ik voor de stappenchallenge ook in een divers team, met niet enkel managers.”
Wendy: “We houden ook de traditionele engagement surveys, waar we peilen naar hoe mensen in hun job staan. Je krijgt die resultaten ook op teamniveau, zodat je weet wat er leeft in een team en dan is het aan de manager van dat team om daarmee aan de slag te gaan. Dit geeft richting aan thema’s waar dan kan op ingezet worden. Het is ook belangrijk om echt aan de slag te gaan met wat er leeft.”
Hoe zorgen jullie ervoor dat er ook iets gebeurt met wat je hoort?
Alexander: “Daarover communiceren is heel belangrijk. Onder andere ook over alle initiatieven en extra’s die we voor onze medewerkers doen, zoals die bringme-kast bijvoorbeeld. Je zou dat interne marketing kunnen noemen, mensen engageren door te communiceren, maar de meeste van die zaken zijn er dus gekomen op vraag van de mensen.”
Wendy: “Zo is jaren geleden ons lunchcafé er gekomen. Vroeger hadden we allemaal aparte keukentjes. We hebben toen een rondvraag gedaan naar wat mensen verkiezen: een restaurant, maaltijdcheques,… En de meesten hadden de voorkeur om hier een warme maaltijd te nemen, dus is er een restaurant gekomen. Eigenlijk ontstaan die extra’s en die initiatieven echt vanuit de medewerkers zelf, door mensen die iets aangeven of door samen te brainstormen.”
Alexander: “Ook voor onze goede-doelen-acties kijken we vooral naar acties die via mensen van BD komen. We hebben medewerkers die ongelofelijke dingen doen, en dan proberen we dat te ondersteunen of mensen aanzetten om iets uit te werken. Rond international women’s day hebben we wellness-pakketten verloot onder de medewerkers. En met de opbrengst van de lotjes hebben we dan ook wellness-pakketten bezorgd aan een aantal oncopatiënten in ziekenhuizen.”
Op welke manier wordt informatie over zo’n initiatieven of andere bedrijfsinformatie gedeeld in de organisatie?
Alexander: “We gebruiken verschillende kanalen om de boodschap bij zoveel mogelijk mensen te krijgen. Er is een communicatieteam dat er voor zorgt dat als iets gecommuniceerd moet worden, dat dit via verschillende kanalen gebeurt én dat de boodschap dezelfde is. Dus de verpakking, de lengte of het kanaal kan wel variëren, afhankelijk van wie je wil bereiken. Sommige van onze mensen zijn constant op de baan, die moet je ook kunnen bereiken. Voor de mensen op deze site zijn er info-schermen. Dat wil ik binnenkort nog optimaliseren. Iedereen passeert hier, dus dat is 45 seconden waarin we via de schermen informatie kunnen delen.
We investeren ook veel in filmpjes maken en zien dat dit toch 80% van onze mensen bereikt. Ook e-mail, presentaties,… helpen om onze boodschappen over te brengen. Zonder het te zwaar te maken natuurlijk. Op de kerstdronk communiceren we kort even over recente investeringen, de missie en visie en de plannen voor volgend jaar.”
Jullie hebben ook een aantal overnames gedaan. Hoe is het gelukt om de verschillende bedrijfsculturen te integreren?
Alexander: “Een overname brengt een kans met zich mee om te veranderen. Als je dat dan ook positief en goed communiceert kan je je mensen wel meekrijgen in de verandering.”
Wendy: “Uiteraard kijken we voor een overname wel naar bedrijven die qua waarden dicht bij de onze liggen. We hebben toen van beide organisaties een woordenwolk gemaakt rond de typische waarden en cultuuraspecten . Daarna volgden een aantal engagement-sessies over wat we van elkaar zouden kunnen leren en daar kwamen dan thema’s en actiepunten uit om rond te werken. Een aantal van die thema’s zijn ook globaal opgepikt geweest en dan worden er programma’s rond gecreëerd om dit globaal uit te rollen. En dat werkt wel. Je kan dan in beide organisaties dezelfde woorden gebruiken, je creëert wederzijds respect en kan leren van elkaar.”
Waar houden jullie rekening mee bij de aanwerving?
Wendy: “De culture-fit is wel belangrijk. We zijn een complex bedrijf, met een nobel doel. Dus kunnen omgaan met de complexiteit is wel belangrijk, maar ook betrokken zijn op onze missie. Het moet er voor de kandidaat wel toe doen om hier te willen werken. Er is natuurlijk niet zoiets als het BD-type, maar het engagement en de waarden moeten wel matchen.”
Alexander: “Ja, de kandidaat moet wel passen binnen BD en dezelfde waarden onderschrijven, maar we houden ook van nieuwe winden of nieuwe ideeën! En verandering is echt wel alomtegenwoordig, dus mensen moeten ook wel de resilience hebben om daarmee om te kunnen. We hebben een rekruteringslokaal – alle credits aan Wendy hiervoor – waar je echt ondergedompeld wordt in BD. En mensen die hier komen solliciteren krijgen sowieso een korte rondleiding, of ze nu aangeworven worden of niet. Het is geen eenrichtingsverkeer, wij willen ook bij hen solliciteren zodat ze weten waar ze terecht komen.”
Hebben jullie tips of adviezen voor randere organisaties die willen inzetten op medewerkersbeleid?
Wendy: “Luisteren naar de medewerkers en er iets mee doen. En ook zelf empowerment bij de medewerker leggen om dingen uit te werken.”
Alexander: “Ja, naar de mensen luisteren. Ik denk dat dat het belangrijkste is. Best met een duidelijke omkadering errond. Vragen waar medewerkers zouden in investeren. Het is belangrijk om constant aan te geven dat je keuzes moet maken, maar de keuzes zelf kan je gerust aan de mensen laten.”
Wendy: “Vooral durven en doen, want er zijn altijd andere prioriteiten of dingen die je tijd opslorpen. Want ja, het komt ook een stuk vanuit de gedrevenheid van onze mensen. Als je puur kijkt naar de business-prioriteiten, dan ligt iedereen zijn plateautje vol met dingen die ‘moeten’. Alles wat we opgenoemd hebben zijn dingen die ‘mogen’ en als je ze hebt is het wel super, maar het kost wel tijd en energie.”
Alexander: “Het leadership moet ook wel geëngageerd zijn. Want voor het talentprogramma wordt wel verwacht dat de leidinggevenden die 65 talenten gaan ondersteunen en daar tijd voor nemen.”
Wendy: “En ook duidelijk aangegeven waar je als bedrijf mee bezig bent, waar je voor staat. Zodat mensen weten wat je doet, welke impact je hebt voor je klanten en ook voor de maatschappij.”
