BETROKKEN MEDEWERKERS - INSPIRERENDE VOORBEELDEN

In gesprek met Julie Vens - De Vos & Griet Hemeryck

CEO & medewerker van Nexxworks
Wat betekent het voor Nexxworks om “zorg te dragen” voor jouw medewerkers?

Julie: “Ik denk dat dit sowieso een mindset is. Je staat daarmee op en dat zit in je DNA als bedrijf en als CEO: practice what you preach. Maar dat is zeker niet genoeg. Daarnaast zijn er ook brilliant basics: zorgen dat de mensen alle tools hebben om hun job te doen en dat daar processen of structuren voor zijn.

Concreet voorzien Mathias en ik, sinds we CEO zijn, ca. om de zes weken een moment om samen te zitten met onze medewerkers en even afstand te nemen van de job. Dan luisteren we naar hoe het met hen is en of ze hun job nog graag doen,…  Dat betekent uiteraard niet dat we dat tussenin niet doen, maar ik denk dat het ook wel belangrijk is om zoiets structureel in te bouwen.

Ook operationeel zijn zo’n momenten nodig om naar elkaar te luisteren en elkaar te kunnen helpen. Tijdens deze operationele meetings kunnen mensen aangeven als ze ergens vast mee zitten of moeite hebben met een aspect van hun job.

Daarnaast vind ik zelfreflectie heel erg belangrijk. Daar is niet echt een vast format voor, maar we proberen wel de dialoog aan te gaan met onze medewerkers. We gaan op zoek naar wat hen drijft, waar ze nieuwsgierig naar zijn, wat ze lastig vinden,.. Op basis daarvan helpen we hen dan door initiatieven te nemen waarbij ze eens uit hun comfortzone kunnen gaan. Door hen bijvoorbeeld iets te laten doen wat ze nog nooit eerder deden.”

Zorg dragen betekent voor mij in gesprek gaan met je medewerkers, naar hen luisteren en persoonlijke groei stimuleren.

Griet: “Klopt helemaal! We hebben inderdaad die zeswekelijkse momenten waar iets officiëler gevraagd wordt hoe het met ons gaat. Die momenten zijn super, maar dat wil niet zeggen dat er tussenin niet naar ons geluisterd wordt. Zo beginnen heel wat meetings bij ons met een check-in waarbij we in een kringetje staan en starten met de vraag “Hoe ist?”. Dat creëert de mogelijkheid om te delen hoe je je voelt en hoe je in de meeting aanwezig bent. Als er iets is, bvb in de privésfeer, waar ik mee bezig ben, waardoor ik misschien minder aandachtig ben, dan kan ik dat gewoon zeggen.”

Wat ik heel belangrijk vind binnen Nexxworks is die communicatie. Niet enkel van CEO naar ons toe, maar ook collega’s onderling. We zijn begaan met elkaar en we worden ook gestimuleerd om onze mening te delen.

Griet: “Er zijn ook teamevents en kleine of grotere attenties. Bijvoorbeeld op de verjaardag van Nexxworks of als je x jaar in dienst bent,… die zorgen dat we ons gewaardeerd voelen.”

Julie: “Nu in coronatijden deden we elke week ‘digital cocktails’ en hebben we in dat thema iedereen een cocktailpakket bezorgd.  We proberen inderdaad te zorgen voor leuke momentjes en verrassingen doorheen het jaar, waar iedereen iets aan heeft. Onze core business is het bieden van experiences voor onze klanten, intense ervaringen die je samen meemaakt en we willen dat uiteraard ook doortrekken voor onze medewerkers.”

Zijn er, behalve de structurele gesprekken en de onderlinge openheid nog zaken die jullie doen om vinger aan de pols te houden bij de medewerkers?

Griet: “We zijn net verhuisd naar centrum Gent en het leek een goed moment om de mogelijkheden op vlak van woon-werkverkeer eens te herbekijken. Nu zijn we vlot bereikbaar met het openbaar vervoer en er zijn ook laadpalen. Maar vooraleer in te zetten op openbaar vervoer of laadpalen, vroegen we ons af of onze medewerkers dat wel willen. Dus stelden we een bevraging op, waarbij we vragen naar wat medewerkers belangrijk vinden. Op vlak van woon-werkverkeer, maar ook op vlak van loon, vakantie,… Het is een vrij omvattende bevraging en ik hecht daar wel veel belang aan. Uiteraard moeten we daar dan ook wel iets mee doen, anders zijn we niet goed bezig.”

Julie: “Ik probeer ook wel oplettend te zijn voor een feedbackcultuur. Want je kan luisteren als iemand iets zegt, maar je kan ook luisteren als iemand niets zegt. En dan gaan we het ook wel aan door bijvoorbeeld te benoemen als iemand wat stiller leek en even checken of alles ok is. Ik denk dat als je echt een probleem hebt, dat het niet makkelijk is om dat hier een lange tijd te verbergen. Dat hoeft ook niet, want het is ook ok als iedereen het weet, want dan kunnen we daar ook rekening mee houden.”

Griet: “Toen we nog in de Ghelamco-arena zaten, gingen we op zo’n moment eens ‘een toertje rond de Ghelamco doen’.“

Op welke manier heeft deze corona-periode impact gehad op jullie manier van samenwerken?

Julie: “Bij ons is iedereen altijd vrij geweest om te werken waar en wanneer hij wil. Er waren geen vaste home-office dagen. Het is niet dat we niet gewoon waren om digitaal met elkaar te communiceren, maar het grote verschil was natuurlijk dat dit nu volledig moest. Gewoon die fysieke connectie niet meer hebben, dat heeft iedereen enorm gemist. Enthousiasme is veel moeilijker te delen als je eerst je telefoon moet nemen om een mopje te maken bij wijze van spreken.

Er zijn ook een aantal medewerkers die economisch werkloos waren en we zorgden dat zij zich ook betrokken bleven voelen. Dat is niet zo evident, maar we hebben toch geprobeerd om met iedereen connectie te blijven houden en transparant te zijn zodat iedereen mee bleef zijn met wat we aan het doen zijn.”

Griet: “Ja, ook de mensen die thuis waren omwille van economische werkloosheid hebben bijvoorbeeld zo’n cocktailpakket gekregen. Want het is wel belangrijk om hen betrokken te houden. Gelukkig heeft die situatie niet zolang geduurd.”

Worden medewerkers ook betrokken bij strategische beslissingen?

Julie: “Wat we doen is zeer open en transparant. Het is niet zo dat Mathias en ik in een kot kruipen en een vijfjarenplan opmaken dat dan gepresenteerd wordt. Nee, we doen een voorstel en zijn transparant over de strategische richtingen waarin we willen werken. We delen onze ambitie en waarom we iets belangrijk vinden en nodigen iedereen uit om dat dan samen uit te werken. Zo kunnen we met eenzelfde mindset beslissingen nemen en projecten aanpakken. Ik zou zelfs nog meer input verwelkomen!

Ik blijf zoeken naar een manier om ervoor te zorgen dat mensen zich veilig voelen en gemotiveerd worden om ideeën te pitchen.

Heel vaak zeggen mensen nu al meteen na het delen van een idee dat het niet zal lukken. En dan is mijn reactie dat dat niet uitmaakt, het is onze job om, als dat een goed idee is, uit te vogelen hoe we dat dan gaan organiseren. Maar het lijkt alsof iedereen zich soms zodanig verantwoordelijk voelt of bezorgd is, dat ze het idee gewoon niet durven delen.”


Griet: “Ik ben nu niet de persoon die vaak met creatieve ideeën komt, maar er wordt soms ook wel tijd in onze agenda’s geblokkeerd voor een namiddag of een avond “Nexxworks”. Dan krijgen we bepaalde thema’s op ons bord waarover we eens mogen brainstormen. Meestal is dat ook niet op kantoor, eens weg van de normale situatie. Dat gebeurde ook in de corona-periode. Covid-19 heeft een grote impact op onze werking. In ‘normale’ omstandigheden bieden we namelijk fysieke programma’s aan, waarbij we mensen meenemen op inspiratiereizen naar overal in de wereld. Daarom hebben we twee dinsdagvoormiddagen in onze agenda’s geblokkeerd met als probleemstelling: “Corona en ons aanbod, hoe gaan we het oplossen?”. We hebben daar met het volledige team over nagedacht en we zijn er ook in geslaagd om een alternatief uit te werken en het te verkopen. Bij elke communicatie die daar nadien over gebeurde, bijvoorbeeld naar de Raad van Bestuur, werd steeds gezegd dat dit een oplossing is die we als team bedacht hebben. Ik vind dat super, wij als team hebben dat gedaan, het is van ons!”

Hoe zie je deze manier van werken evolueren als Nexxworks verder groeit?

Julie: “Ik denk dat dat echt een uitdaging is. We zien dat ook bij onze klanten: bij grotere bedrijven beginnen andere dynamieken te spelen die het moeilijker maken om bepaalde zaken te behouden. Je kan moeilijk aan duizenden mensen vragen “Hoe is’t met u?”. Maar, als iedereen in een organisatie leadership neemt, welke rol ze ook hebben, dan ben je in staat om zoiets in stand te houden. Leiderschap voor mij betekent veel meer dan het leiden van een team. Als iedereen in een bedrijf leiderschap kan nemen om te zeggen: “Hé, is alles wel ok met jou?”, dan denk ik dat je dat echt wel kan bereiken. Het moet uiteraard wel veilig zijn om dat te doen.”

Griet: “Het doet me denken aan wat Peter ook in zijn boek schreef, dat je eigenlijk ook een ander soort mensen hebt als je groeit. Dat geldt ook voor mezelf. Nu doe ik een beetje van alles waaronder de boekhouding, HR, de verzekeringen,… Als een bedrijf groeit, komt er een moment waarop de boekhouding zodanig groot wordt, dat er één iemand fulltime voor nodig is. Dus je rol verandert waardoor het soort mensen dat je nodig hebt ook wel verandert, denk ik.”

Zijn er bepaalde obstakels of drempels die je hebt moeten overwinnen om te staan waar je nu staat op vlak van een mensgericht medewerkersbeleid?

Julie: “Eén van de belangrijkste dingen om te creëren, dat is een ongoing process, is clarity en het feit dat mensen zich veilig voelen. Het is niet omdat we om de zes weken samen zitten om daar tijd en ruimte voor te maken, dat het voor mensen daar de juiste plaats is om iets te delen. Medewerkers moeten zelf het vertrouwen hebben dat dat moment er is voor hen en ze moeten ook durven vragen. Eén van de grootste obstakels is het zorgen dat medewerkers zich veilig voelen en beseffen dat ze elke vraag kunnen en mogen stellen. Dat vind ik één van de moeilijke dingen, om ervoor te zorgen dat ze dat durven en blijven doen.”

Hoe is jullie dat gelukt?

Julie: “Blijven vragen, blijven luisteren. Sommige dingen worden gezegd, andere worden niet gezegd, maar kan je ook capteren door actief te luisteren. Mathias en ik hebben recent ook onze rollen wat veranderd, zodat ik iets meer afstand kan nemen en kan focussen op het bewaken van de strategie. Dat geeft ook meer ruimte om te kijken en te luisteren. Ik kan nog niet evalueren of deze manier van werken succesvol is of niet, maar ik denk wel dat het kan helpen.”

Griet: “Mijn eerste werkgever heeft mij ooit gezegd dat medewerkers een reflectie zijn van het management. En in elk bedrijf waar ik tot nu toe gewerkt heb, was dit effectief zo. Mensen zoals Julie hebben aandacht voor anderen, zijn respectvol en luisteren. Je draagt dat, misschien zelfs zonder het echt te beseffen, uit en over op anderen. Hoe wij omgaan met elkaar is enerzijds hoe we zelf als persoon zijn, en anderzijds ook omdat dit uitgedragen wordt door het management.

Heb je nog advies of tips voor collega’s ondernemen die ook graag meer zouden willen inzetten op het zorg dragen voor hun mensen?

Julie: “Luisteren, op alle mogelijke manieren. En zorgen dat je daar de processen voor hebt, de juiste bril op hebt,… Het zit in zoveel kleine dingen: kijk en luister naar wat er gebeurt, zorg dat er plaatsen en momenten zijn waarop er kan geluisterd worden en doe er dan ook iets mee. Ook al doe je er niets mee, communiceer erover en schep duidelijkheid. Ik denk dat weinig mensen er een probleem mee zouden hebben als je zegt: “Dit gaan we niet doen omdat …” of “Dit is geparkeerd”,… Maar zorg wel dat die feedback terugkomt.”

Griet: “Dan heb je op z’n minst getoond dat je geluisterd hebt.”

Julie: “En ook: motiveer iedereen in de omgeving om hun mening te geven. Medewerkers moeten hun mening durven delen met hun management en als teamleider moet je uw mensen ook stimuleren om dat te doen. Het voeden van assertiviteit op dat vlak, is ook een goede tip.”

Griet: “Eigenlijk stel je jou als manager ook kwetsbaar op, want je geeft de vrijheid aan je mensen om feedback en kritiek te geven. Dan moet je ook de volwassenheid hebben om daarmee om te kunnen.”

Dankjewel voor dit verrijkend interview en jullie openheid en enthousiasme en veel succes met de verdere uitbouw van Nexxworks!

Hoe betrokken zijn de medewerkers in jouw organisatie ?

Via een korte vragenlijst (3 minuten) brengen wij de betrokkenheid in jouw organisatie in kaart. Na de test krijg je automatisch ook onze whitepaper met praktische tips toegestuurd.

test jouw organisatie