BETROKKEN MEDEWERKERS - INSPIRERENDE VOORBEELDEN
In gesprek met Sarah Vandendriessche
medewerker bij BOSS paints
Wat betekent het voor jou wanneer een organisatie ‘zorg draagt’ voor de medewerkers?
Voor mij betekent dit vooral dat de medewerkers echt waardering voelen van hun leidinggevende, van hun CEO, van hun collega’s. Dat vertaalt zich in aandacht geven, luisteren naar elkaar, elkaar schouderklopjes geven,… Ik werk nu acht jaar voor BOSS paints en ik heb mij hier vanaf dag één welkom gevoeld. De persoon die ik ging vervangen maakte mij wegwijs in de job en had mij ook vooraf een mailtje gestuurd: “Hey Sarah, tof dat je mij komt vervangen. Ik verwacht jou tegen dan en we hebben een bedrijfsrestaurant, ik trakteer jou op een lunch.” Dat was gewoon tof, die eerste middag moest ik niet alleen eten, er was iemand die zich wat over mij ontfermde. Het is trouwens ook heel gezellig en lekker in ons bedrijfsrestaurant!
We hebben een zeer goed onthaalbeleid, waarbij je op een aangename manier kennis maakt met de verschillende diensten. Iedereen is vriendelijk en heet je welkom. Uiteraard ook Toon, die mijn directe leidinggevende is. Die start was echt vanuit een cultuur van vertrouwen en dat werd in de voorbije acht jaar continu bevestigd. Wat Toon bij de start zei, is me wel bijgebleven: “Sarah, kom, we zien het zitten en we gaan ervoor! En als er iets is, vraag het maar. Je mag ook fouten maken, dat is helemaal niet erg.”
Eén van de waarden in ons bedrijf is “mens” en dat is écht zo.
Er wordt geluisterd naar de medewerkers.
Als ik met een probleem zit, zelfs privé-gerelateerd, dan kan ik dat vertellen én dan wordt er ook flexibel mee omgegaan door bijvoorbeeld vroeger naar huis te mogen vertrekken. En dat is wederzijds, als hij mij op zaterdag belt om iets te doen, dan ga ik dat ook doen zonder probleem. Met de collega’s is dat ook zo, we springen echt wel in voor elkaar. Het is een kwestie van geven en nemen. Er wordt ook niet raar opgekeken als je tijdens het werk een babbeltje slaat met een collega.
Kan je nog een voorbeeld geven van hoe er in BOSS paints naar de medewerkers geluisterd wordt?
Ik denk dat dat ook wat afhangt van de leidinggevende, de ene is daar al beter in dan de ander. Dat is niet echt gestructureerd opgezet zoals luistersessies ofzo. Hoewel, nu tijdens deze covid19-periode hebben we wel chatsessies. Maar er zijn veel methodes of manieren om gehoor te kunnen vinden. Ik ben zelf, samen met een collega, ook vertrouwenspersoon. Dat is ook een mogelijkheid voor mensen die hun leidinggevende moeilijker in vertrouwen nemen. Of gewoon bij je collega’s onderling. Als er deadlines zijn, zijn er uiteraard deadlines, maar het is zeker ok als ik mij ergens een half uurtje in een vergaderzaaltje zet met een collega omdat ik met iets zit. Er wordt echt ruimte gecreëerd naar elkaar te luisteren of daar tijd voor de nemen.
Vroeger hadden we een evaluatiesysteem, waarbij er dan één moment van evaluatie was. Nu is er ‘faire feedback’ waarbij je doorheen het hele jaar feedback geeft aan elkaar. HR heeft daar een tool voor uitgewerkt en veel mensen hebben opleidingen gevolgd rond feedback geven en verbindende communicatie. Medewerkers worden in ons bedrijf echt opgeleid om hun mening te durven zeggen, hun gevoel te durven uitspreken, maar ook om feedback te geven wanneer dat nodig is. Niet alleen aan je collega’s, maar ook aan je leidinggevenden.
Hoe verloopt de interne communicatie, hoe wordt informatie gedeeld met de medewerkers?
Dat is een beetje een tricky vraag voor mij, want sinds januari ben ik verantwoordelijk voor corporate marketing, wat ook interne communicatie omvat, dus ik zou zeggen dat dat goed verloopt (lacht).
Je weet dat natuurlijk nooit 100% zeker, maar we hebben een intranet, een personeelskrantje. Er is maandelijks een nieuwsbrief. Ook organiseren we ‘vrij podia’, waarbij een externe spreker kan komen, maar evengoed een medewerker die een eigen project wil toelichten. Naargelang het topic komen daar gemiddeld zo’n 40 medewerkers naartoe.
Natuurlijk is er soms wat ruis. Directie beslist iets en communiceert naar de leidinggevenden, die dat dan weer naar hun medewerkers doorgeven. En dan merk je soms dat niet alles duidelijk wordt doorgegeven, wat soms voor frustratie of onduidelijkheid zorgt. Nu in deze corona-tijd zijn we onder andere aan het experimenteren met videoboodschappen en online presentaties. Ik denk dat we dat in de toekomst misschien wel meer gaan doen. Als de directie een belangrijke mededeling met veel kadering moet doen, dan kunnen we dat eigenlijk opnemen als videoboodschap en die verspreiden, zodat iedereen hetzelfde op dezelfde manier hoort. Ik denk dat we daar nog verder kunnen in gaan dan we nu al doen. De reacties zijn alvast positief, mensen voelen zich goed geïnformeerd en zeggen dat ze voldoende mogelijkheden hebben om aan informatie te komen.
Je werkt al acht jaar bij BOSS paints, wat heb je in positieve zin zien veranderen?
Toon is veranderd. Hij is gegroeid als leidinggevende en hij is milder geworden. Op vergaderingen houdt hij zich soms wat meer op de achtergrond en laat de anderen aan het woord.
Er werd altijd al gezegd dat er vanuit vertrouwen gewerkt werd, maar de laatste jaren voel ik dat nog duidelijker aan.
Men houdt de vinger aan de pols, stelt zichzelf de vraag of een genomen beslissing niet te controlerend is. Faire feedback is daar zo’n voorbeeld van. Waar we vroeger geijkte processen hadden met evaluatieformulieren enzo, is dat nu helemaal omgegooid. Het is veel vrijblijvender geworden, maar het gebeurt ook veel meer en het is efficiënter!
Ik vind dat er de laatste jaren meer naar de medewerkers geluisterd wordt en met ons rekening gehouden wordt. Het directieteam is ook veel toegankelijker. Maar ik vind het moeilijk wel om een concreet voorbeeld te geven. Het is meer een algemeen gevoel.
Zijn er dingen die nog beter kunnen?
Ongetwijfeld, maar daar moet ik toch even over nadenken…
Er is wel nog wat silo-vorming tussen de verschillende afdelingen. Collega’s kunnen wel vlinderen, waarbij mensen van de ene afdeling in nood kunnen bijspringen bij een andere afdeling. Dus dat helpt wel om die silo’s te doorbreken, maar dat blijft wel moeilijk.
Sommige leidinggevenden hebben ook een heel zware werklast en ik kan mij voorstellen dat dit wat ten koste gaat van de tijd die ze kunnen spenderen aan hun medewerkers.
Heb je nog advies of tips voor collega’s ondernemers die ook graag meer zouden willen inzetten op het zorg dragen voor hun mensen?
Ja, volg een opleiding ‘verbindende communicatie’!
Dat treft, Toon gaf net dezelfde tip…
Ohjee, we beginnen op elkaar te lijken (lacht)! Eigenlijk is dit niet zo, want we verschillen echt wel van elkaar. Dat is meteen ook wat onze samenwerking sterk maakt, we tonen onze kwetsbaarheid, kennen elkaars tekorten en vullen elkaar aan. Het is ook wel een goede tip!
Zorg ook voor aangename ruimtes in en rond je bedrijf. Ik merk dat ons bedrijfsrestaurant en ook de ruimte buiten rond het gebouw, helpen om tot rust te komen. Mensen kunnen bijvoorbeeld al wandelend vergaderen.
En last but not least: vier af en toe eens, geef een feestje, een drink, een taartje,… en verras je medewerkers. In de voorbije corona-weken kregen we ineens een postpakketje thuis met bloemenzaad, wat postkaartjes en een doosje met chocolade-eitjes.
Ik vond dat supertof en dat is helemaal BOSS paints: geen groots cadeau, maar een subtiele manier om te laten weten dat aan ons gedacht wordt.
