Reorganisatie bestaande overlegplatformen
Reorganisatie van bestaande overlegplatformen in cocreatie met de verschillende stakeholders.
Uitdaging
Een kluwen van stakeholders zorgde ervoor dat het formuleren van een eenduidig programma en De samenwerking tussen verschillende stakeholders (de Vlaamse Overheid, partnerorganisaties met specifieke expertise, organisaties actief op het terrein en de regionale organisaties) werd heel complex. Er was veel overlap tussen de verschillende stakeholders met inefficiënte communicatie tot gevolg. De groep van regionale organisaties riep onze hulp in voor een herorganisatie van de overlegplatformen.
Aanpak
Tijdens de eerste sessies bleek enerzijds dat de meningen over de juiste aanpak verschilden. Anderzijds varieerde ook de definitie van de uitdagingen volgens de aangesproken partij. Er moest een stapje teruggezet worden: aan de deelnemers werd gevraagd alle betrokken stakeholders, de interacties en de impact te benoemen. Daarna werden de verantwoordelijkheden, noden en prioriteiten van die betrokken spelers gevisualiseerd. Dit werd de basis voor een onderzoek naar de doelstellingen van het overleg en de draagwijdte ervan: wat bleef intern beheerd, wat kwam in aanmerking voor overleg, en wat vereiste interactie met wie.
Verschillende groepen stelden hun tussentijdse resultaten aan elkaar voor en gaven feedback waar nodig. Daarop volgde een brainstormsessie rond de mogelijke werkvormen. Dit leidde tot een framework dat aangaf welke thema’s binnen het overleg vielen, wie aan het overleg deelnam en wie hiervan op de hoogte gehouden moest worden. Daarna werd de frequentie en de wijze waarop het overleg zou gebeuren uitgetekend.
Resultaat
De deelnemers kamen tot een gedragen definitie van de functie en de inhoud van het overleg. Ze bepaalden het verloop van de overlegmomenten, de organisatie en de verwachte communicatie. Het resultaat was een eerste ontwerp-aanzet, een onderbouwd prototype, dat ze konden voorstellen in raden van bestuur, aan collega’s en aan partnerorganisaties.
De uiteenliggende percepties van de uitdagingen en de hoeveelheid aan betrokken partijen en hun verwachtingen werkten eerst destabiliserend. Daarbij was er grote nood om ongenoegen te ventileren. Bij het doorvragen naar de onderliggende oorzaken kwamen een aantal fundamentele inzichten naar boven.
Na enige tijd bleken de doelstellingen samen te vallen onder enkele grote thema’s en groeide het enthousiasme om ook de volgende stappen aan te vatten. Twee frameworks voor het toekomstige overleg werden uiteindelijk met veel zelfvertrouwen gepresenteerd.
Op zoek naar een manier om medewerkers, partners of andere stakeholders te betrekken?
Ontdek meer over umano TRAJECT